Справка о доходах: к кому нужно обратиться физическому лицу для получения справки о доходах?

Справка о доходах и суммах налога физлица — это документ, в котором собрана информация обо всех доходах, налоговых вычетах и начисленном подоходном налоге работника. Справку формируют налоговые агенты: работодатели, которые платят вознаграждение наемным сотрудникам (п. 3 ст. 230 НК РФ). Даже если к вам обратился бывший работник, вы не можете ему отказать в выдаче справки (п. 1 ст. 226, п. 3 ст. 230 НК РФ). 

Сотрудники запрашивают справку о доходах в разных ситуациях:

1. Для нового работодателя. Справка понадобится, чтобы получать вычеты на новой работе. По правилам, стандартные налоговые вычеты предоставляют каждый месяц календарного года, но как только доходы, облагаемые НДФЛ по ставке 13 %, превысят 350 000 рублей, вычеты прекратятся. Если работник сменил работодателя в течение года, новому агенту понадобится информация о начислениях с предыдущего места работы.

2. Для заполнения декларации 3-НДФЛ. Если работник получает вычет не у работодателя, а через ИФНС, ему нужно подать 3-НДФЛ после окончания календарного года. К декларации прикладывают справку о доходах от налогового агента и документы, подтверждающие право на вычет.

3. Для подачи по месту требования. Физлицо подает справку для подтверждения доходов. Обычно справка нужна в банке, чтобы получить кредит; в соцзащите, чтобы оформить пособие; в визовом центре, чтобы сделать визу.

В 2025 году налоговые агенты формируют справки о доходах и суммах налога физического лица по форме КНД 1175018, утверждена Приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (приложение № 4 к приказу), которую выдают на руки работнику, и Приложение № 1 к расчету 6-НДФЛ, которое отправляют в ИФНС.

Сроки выдачи различаются в зависимости от ситуации (ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, п. 3 ст. 230 НК РФ):

по заявлению действующего или бывшего работника — в течение трех рабочих дней;

при увольнении работника — в последний рабочий день;

при выплате дохода другому физлицу — в течение 10 рабочих дней;

невозможность удержать НДФЛ из доходов работника — до 1 марта следующего года (п. 5, 6 ст. 226 НК РФ).

К сведению: налоговым законодательством не предусмотрена ответственность за нарушение сроков выдачи справок о доходах и суммах налога физлица. Однако, если налоговый агент нарушит эти сроки или откажет физлицу в выдаче справки, ему грозит административный штраф (ст. 5.27, 5.39 КоАП РФ).

Порядок заполнения справки о доходах для сотрудника

Порядок ее заполнения официально не утвержден. Заполняйте документ построчно, по фактическим показателям начислений и удержаний по конкретному сотруднику.

В справке о доходах и суммах налога все доходы физлица отражают по специальным кодам. Налоговые вычеты тоже кодируются. Актуальные значения для строк «Код дохода» и «Код вычета» смотрите в Приказе ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ (Приложения № 1, 2 к приказу № ММВ-7-11/387@). 

Для доходов с различными ставками заполняют разные справки.

В справке укажите:

1. Сведения о налоговом агенте. Заполните ОКТМО, ИНН и КПП работодателя, его название и телефон.

2. Сведения о налогоплательщике. Напишите ФИО, ИНН и дату рождения физлица. Укажите статус налогоплательщика, его гражданство, код и реквизиты удостоверения личности.

3. Виды полученных доходов по конкретной ставке. Перечислите помесячно суммы доходов, которые работник получил у работодателя в отчетном году, и укажите соответствующие коды. В отдельных колонках укажите налоговые вычеты с кодами.

4. Виды предоставленных налоговых вычетов. Отдельно укажите суммы стандартных, социальных и имущественных вычетов.

5. Общую сумму дохода и налога за налоговый период. Укажите тут сумму дохода, налоговую базу, а по ней рассчитайте исчисленный, удержанный (излишне удержанный) и перечисленный в бюджет НДФЛ. 

6. Неудержанный налог. Отразите сумму дохода, с которого не смогли удержать НДФЛ, и сумму неудержанного налога. 

Справку по форме КНД 1175018 подписывает ответственный сотрудник налогового агента — руководитель, главбух или бухгалтер по зарплате (п. 1, 4 ст. 26, п. 1 ст. 27, п. 3 ст. 29 НК РФ). Полномочия на подписание справок можно предусмотреть в локальном акте работодателя. А вот доверенность на подписание прилагать к справке не нужно. 

Печать на справке о доходах и налогах не обязательна, в Приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ нет такого требования. Тем более, наличие печати — это право, а не обязанность организации (п. 5 ст. 2, Федеральный Закон Российской Федерации от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"). А ИП печать вообще не нужна.

Уволенный в 2025 году сотрудник хочет данные по своей зарплате с 01.01.2024. При увольнении никакая справка по зарплате ему не выдавалась. Вопрос: с какого срока надо выдать справку по зарплате и по какой форме?

Ответ.

Полагаем, что в данном вопросе речь идет о справке по полученным доходам, форма которой утверждена Приказом Федеральной налоговой службы от 19 сентября 2023 г. N ЕД-7-11/649@ (приложение № 4).

Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (п. 3 ст. 230 НК РФ).

В Налоговом кодексе не сказано, за какой период работодатели обязаны выдавать справку о доходах. Поэтому сотрудник может запросить документ за квартал, несколько месяцев или за прошлые годы. Все зависит от целей и места предъявления этого документа. Ограничение по сроку выдачи действует только в отношении справок за прошлые годы. Документы можно выдать только за определенный период – не более чем за четыре последних года работы. Дело в том, что хранить налоговые документы бухгалтерия должна в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

_______________________

 См. Какие документы надо выдать работнику на руки при увольнении?