Компенсации сотрудникам, имеющим разъездной характер работы

Если у работника трудовая функция выполняется в пути или труд имеет разъездной характер, то работодатель обязан возмещать ему связанные со служебными поездками расходы, оговоренные в ст. 168.1 ТК РФ:

   по проезду;

   по найму жилого помещения;

   суточные;

   иные, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

При этом все возмещаемые расходы, кроме суточных, должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы, что гарантирует их признание в налоговом учете и невключение в доход работника.

Размер суточных сотрудникам, которые имеют разъездной характер работы,  до 1 января 2024 года Налоговым кодексом никогда в целях налогообложения не нормировался, что привело к злоупотреблениям и, конечно же, недовольству налоговых органов. 

Внимание  С 01.01.2024 вводятся лимиты, не облагаемые НДФЛ и страховыми взносами, для:

   суточных и полевого довольствия сотрудников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер;

   надбавок за вахтовый метод работы взамен суточных вахтовикам.

Суммы лимитов:

   700 руб. в день — при выполнении работы (нахождении в пути) на территории РФ;

   2 500 руб. в день — за границей.

Напомним, что работодатели должны компенсировать разъездным сотрудникам допрасходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства — то есть суточные (ст. 168.1 ТК РФ). Сейчас эти выплаты не облагаются НДФЛ и взносами в том размере, который установлен в трудовом, коллективном договоре или ЛНА работодателя.

Аналогичная история с надбавками за вахтовый метод работы, которые работодатели обязаны выплачивать вахтовикам за каждый день пребывания на вахте, а также за дни нахождения в пути до места работы и обратно вместо суточных (ст. 302 ТК РФ). Сейчас эти выплаты освобождаются от НДФЛ и взносов в размере, закрепленном в трудовом, коллективном договоре или ЛНА работодателя.

С 2024 года необлагаемые суммы будут лимитированы. Соответствующие положения, принятые  Федеральным законом от 31.07.2023 N 389-ФЗ появятся в п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ (подпункт «а» пункта 28, подпункт «б» пункта 123 статьи 2 Федерального закона от 31 июля 2023 г. N 389-ФЗ).

При этом взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний с таких суточных не уплачиваются независимо от величины выплаты (абз. 13 пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ) и в расходы определенная коллективным или трудовым договором, ЛНА сумма суточных может быть включена целиком. Здесь никаких нормативов законодательно не установлено.