Закрывающие документы при сотрудничестве с самозанятым лицом

Работаем с самозанятым. Какие документы он должен нам предоставить для подтверждения взаиморасчетов с ним? Мы ему оплачиваем по банку через р/с. Обязаны ли мы требовать от него чек?

 Ответ.

Для документального подтверждения сделки с самозанятым необходимо получить чек и акт выполненных работ. Счёт на оплату является вспомогательным документом и используется по необходимости. Чек подтверждает оплату и сотрудничество с самозанятым, а акт фиксирует факт выполнения работ или оказания услуг. Эти документы обеспечивают прозрачность и законность взаимоотношений между компанией и самозанятым.

Чек‍

Чек является обязательным документом и подтверждает, что компания работала с самозанятым. Согласно п. 1 ст. 14 Закона № 422-ФЗ, самозанятый (плательщик НПД) обязан передать чек заказчику после получения оплаты. При оплате наличными чек нужно сформировать и передать сразу. Если оплата производится безналично, чек передаётся не позднее 9 числа следующего месяца: например, если расчёт произведён в ноябре, чек должен быть передан до 9 декабря.

Значение чека:

✔    Подтверждает сотрудничество с самозанятым.

✔    Основание для признания расходов при уменьшении налогооблагаемой базы — без него расходы не подтвердить в ФНС.

Самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог», когда фиксирует свой доход. Чек можно передать любым удобным способом:

✔    Распечатать и направить по почте или передать лично.

✔    Отправить на электронную почту, по СМС или в мессенджер.

✔    Предоставить QR-код чека.

Согласно п. 6 ст. 14 Закона № 422-ФЗ, чек должен содержать следующие сведения:

✔    Наименование документа и уникальный идентификационный номер чека.

✔   Дата и время расчёта.

✔    ФИО самозанятого.

✔    ИНН самозанятого.

✔    Наименование спецрежима.

✔    Наименование товаров/работ/услуг.

✔    Сумма расчёта.

✔    ИНН заказчика.

✔    QR-код.

Если чек формируется с помощью оператора электронной площадки или кредитной организации, он должен также содержать ИНН и наименование оператора или кредитной организации.

‍Акт выполненных работ

Акт подтверждает, что работы выполнены или услуги оказаны, и является обязательным документом. Его значение:

✔    Подтверждает выполнение услуг или работ в полном объёме, что является основанием для расчёта.

✔    Делает правоотношения прозрачными для контрагентов и ФНС.

✔    Подтверждает гражданско-правовой характер отношений, минимизируя риск переквалификации договора в трудовой.

Акт должен содержать детальное описание услуг/работ и их объём. Если в работе зафиксированы недостатки, это отражается в акте, и заказчик может потребовать их исправления.‍

Рекомендации по оформлению акта:

✔    Подробно описывать услуги/работы, их содержание и объём.

✔   Отмечать отсутствие претензий или фиксировать недочёты.

✔    При поэтапной работе составлять акт после каждого этапа.

✔    Проверять наличие всех обязательных реквизитов первичного документа бухгалтерского учёта, согласно п. 2 ст. 9 № 402-ФЗ.

Счёт на оплату‍

Счёт является вспомогательным документом и для подтверждения расходов не требуется. Он может облегчить процесс оплаты для бухгалтерии, но не является обязательным. Если счёт на оплату требуется, это обычно прописывают в договоре с самозанятым. Формирование счёта занимает всего пару минут в приложении «Мой налог», но самозанятый может его не выставлять, если это не оговорено в договоре.

------------------

  Первичные документы при оказании самозанятым лицом услуг юридическим лицам и ИП

Главбух ДНР