Переход на ЭДО с контрагентами

С 1 января 2025 года решили перейти на ЭДО с контрагентами. Является ли обязательным условием заключение с контрагентами соглашений об ЭДО или внесение изменений в ранее заключенные договоры в части условий об обмене электронными документами (путем подписания дополнительных соглашений)?

Ответ.

В случае использования при обмене электронными документами обеими сторонами квалифицированных электронных подписей заключать какое-либо соглашение не требуется. При использовании хотя бы одной стороной простой или неквалифицированной электронной подписи необходимо заключить соглашение, предусмотренное Законом N 63-ФЗ.

Обоснование

В силу ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ) видами электронных подписей являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее - неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - квалифицированная электронная подпись).

На основании ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Информация в электронной форме, подписанная простой или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Нормативные акты и соглашения, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи (ч. 2 ст. 6 Закона N63-ФЗ).

Нормативные акты и соглашения, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:

- правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;

- обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность (ч. 2 ст. 9 Закона N 63-ФЗ).

Каких-либо дополнительных требований в отношении обмена электронными документами для автономных учреждений действующим законодательством не установлено.

Таким образом, в случае использования при обмене электронными документами обеими сторонами квалифицированных электронных подписей заключать какое-либо соглашение не требуется. Впрочем, если стороны в этой ситуации все же сочтут необходимым заключить соглашение о переходе на электронный документооборот, это не будет нарушением.

При использовании хотя бы одной стороной простой или неквалифицированной электронной подписи необходимо заключить соглашение, предусмотренное Законом N 63-ФЗ. Отметим, что закон не устанавливает требований к форме указанного соглашения. Соответственно, оно может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к уже заключенному между сторонами договору.

--------------------------

См. Соглашение об обмене документами по ЭДО:

Образец примерная форма 1

Образец примерная форма 2