Управленческие запасы

Канцелярские товары (канцтовары) — это обобщенное название различных изделий и принадлежностей, которые используются для оформления документации в бумажном виде. Это бумага, ручки, скрепки, скотч, степлеры, дыроколы, скоросшиватели и т. п.

Для целей бухучета в большей своей части это запасы, используемые для управленческих нужд. Поэтому их иногда называют «управленческими запасами». Соответственно, их учет нужно вести по правилам ФСБУ 5/2019, то есть:

    отражать приобретение с использованием счета 10 «Материалы»:

Проводки: Дт 10 Кт 60, 71, 76; Дт 26, 44 Кт 10;

    или в периоде приобретения сразу включать их стоимость в расходы:

Проводки: Дт 26, 44 Кт 60, 71, 76; Дт 90.2 Кт 26, 44 либо сразу Дт 90.2 Кт 60, 71, 76 — так тоже можно.

На основании абзаца второго п. 2 ФСБУ 5/2019 организация может принять решение не применять положения Стандарта в отношении запасов, предназначенных для управленческих нужд. То есть запасы, предназначенные для управленческих нужд, списывать в расходы периода, в котором были понесены (не когда такие запасы переданы для использования, а сразу при приобретении).

Полагаем, данный способ необходимо закрепить в учетной политике, кроме того, целесообразно утвердить номенклатуру запасов, которые организация будет учитывать в качестве запасов, предназначенных для управленческих нужд.

Так как это право, но не обязанность, то организация может им и не воспользоваться и продолжать учитывать такие запасы в общем порядке, списывая их стоимость на расходы не на дату приобретения, а, как и ранее, при отпуске их в эксплуатацию.

В случае, когда управленческие расходы непосредственно связаны с приобретением (созданием) запасов, они включаются в себестоимость последних (подп. "б" п. 18 Стандарта).

Расходы на их приобретение будут признаваться в составе расходов от обычных видов деятельности. Как уже было упомянуто ранее, запасы, предназначенные для управленческих нужд, можно единовременно списывать на расходы в момент приобретения (п. 2 ФСБУ 5/2019).

Пример. Предприятие на УСН. 6 сентября сотрудница Ивлева Р. А. представила в бухгалтерию отчет на приобретение канцелярских товаров для общехозяйственных нужд на сумму 3 480 руб. (в т.ч. НДС 20% - 580 руб.):

        Дырокол – 3 шт. на сумму 1 800 руб.

        Калькулятор 1 шт. на сумму 360 руб.

        Бумагу А4 – 5 уп. на сумму 1 200 руб.

        Ножницы – 5 шт. на сумму 120 руб.

Вариант 1: списывать сразу.

В этом случае расход сразу относится на счета затрат: 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Коммерческие расходы». Проводка будет следующей:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71 –-  2900, 00 руб / учтен расход на покупку запасов для управленческих нужд;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – 580,00 руб. / отражен входной НДС по запасам для управленческих нужд.

Если предприятие является плательщиком НДС и не имеет право на вычет (с 1 января 2025 года плательщики на УСН будут плательщиками НДС, но только при применении ставок НДС на общин основаних они имеют право на вычет по НДС), то закупка запасов для управленческих нужд признается в БУ несущественными активами и учитывается в затратах в момент приобретения (Дт счета 26 Кт счета 71) в сумме 3480 руб.

Вариант 2: учитывать на балансе.

Компания вправе отражать такие офисные принадлежности на счете 10 «Материалы» до их выдачи сотрудникам, как и все прочие запасы. В этом случае в учетной политике ничего не надо прописывать. Проводки будут обычные:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71 – 2900, 00 руб / отражена покупка запасов для управленческих нужд;

Если предприятие является плательщиком НДС и не имеет право на вычет (с 1 января 2025 года плательщики на УСН будут плательщиками НДС, но только при применении ставок НДС на общин основаних они имеют право на вычет по НДС), то закупка запасов для управленческих нужд признается в БУ несущественными активами и учитывается в затратах в момент приобретения (Дт счета 10 Кт счета 71) в сумме 3480 руб.

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – 580,00 руб. / отражен входной НДС по запасам для управленческих нужд;

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 10 – 2900, 00 руб / запасы для управленческих нужд переданы сотрудникам.

Преимущество списания сразу в том, что организация раньше признает расход: в периоде покупки, а  не передачи сотруднику. Но в обоих случаях придется организовать учет офисных принадлежностей до  их передачи сотрудникам. Его можно вести в регистре, журнале или за балансом. Таким образом, более быстрое списание в расход не уменьшит объем работы бухгалтера.

Некоторые эксперты предлагают и третий вариант.

Вариант 3: часть запасов списывать сразу, а часть — учитывать на балансе.

Полагаем, что этот «смешанный вариант» учета запасов ничем не отличается от варианта 2, так как при применении варианта 2 в приказе об учетной политике как раз и указывается, в отношении каких управленческих запасов он применяется.

Как закрепить в Учетной политике по бухучету, какие запасы относятся к управленческим?

Пример.

<...>

4.2 Запасы, предназначенные для управленческих нужд, признаются несущественными активами. К ним относятся:

- офисные канцтовары и принадлежности;

- вода и материалы для обеспечения нормальных условий труда;

- материалы для хозяйственных нужд, в том числе моющие, чистящие средства, ветошь и т.п.

Затраты на их приобретение и создание учитываются в следующем порядке:

Вариант 1.   Признаются в составе запасов и учитываются на счете 10. Подлежат списанию на счет 26 (44) по раздаточной ведомости.

Вариант 2. Признаются активами, стоимость которых не существенна и подлежат списанию на дату приобретения (создания) на счет 26 (44, 90).

Вариант 3. Предлагается в таком случае уточнить в учетной политике, к каким именно запасам применяется тот или иной вариант. Формулировка для учетной политики:

«Организация не применяет ФСБУ 5/2019 в отношении следующих запасов, предназначенных для управленческих нужд: канцелярские принадлежности, если их покупная стоимость составляет ниже 500,00 рублей за единицу. Все прочие запасы, предназначенные для управленческих нужд, учитываются по правилам ФСБУ 5/2019».