Возьму на себя ответственность утверждать, что они носят рекомендательный характер.

Несмотря на то, что они состоят из минимально необходимого количества показателей, необходимых для заполнения утвержденных форм статистических наблюдений по оплате труда, обязательность применения данных форм ни в приказе Главстата, с текстом которого невозможно даже ознакомиться ввиду его отсутствия на официальном сайте, ни в пункте 3 Постановления Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16 августа 2016 года № 10-21 «О трудовых книжках». Порядок их распространения на организации независимо от формы собственности и ответственность за его невыполнение законодательством не определены.

Необходимо отметить, что данные формы первичной учетной документации являются внутренними  первичными документами. Поэтому субъекты хозяйствования вполне обоснованно, с учетом потребностей конкретного предприятия, наряду с утвержденными формами, могут применять и самостоятельно разработанные первичные документы по  учету труда и его оплаты. Такие документы должны иметь обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Закона Донецкой Народной Республики № 14-IНС от 27.02.2015г. "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности", а также все необходимые данные.

Преимущества

Бесспорным является тот факт, что для специалистов кадровых служб применение унифицированных форм имеет ряд существенных преимуществ. Основное преимущество в том, что у проверяющих не возникает лишних претензий к ведению кадровых документов.

Другое не менее важное преимущество в том, что у кадровиков сокращается время на составление и оформление документов. Всем кадровикам известно, как тяжело разработать самостоятельно формы кадровых приказов, не унифицированных стандартом. Часто на практике возникают сложности именно с такими приказами - о смене фамилии, о дисциплинарном взыскании.

Недостатки

У субъектов хозяйствования с небольшой численностью работников кадровую документацию ведет один из работников. Догадайтесь - кто? Что же не нравится им, да и кадровикам, в унифицированных формах? Обычно недовольство связано с тем, что в формах не предусмотрена специфика каждой конкретной организации. Учесть специфику всех организаций невозможно.

Но основная проблема при работе с унифицированными формами связана с большим количеством вопросов при заполнении той или иной формы и с ее размерами. Согласитесь, заполнение некоторых форм, распечатанных на листе формата А4 не всегда удобно. Раньше, где-то лет 30 назад, они выпускались типографиями в удобном для заполнения формате.

Итоги

Да, формально можно применять унифицированные формы в свободной форме. Но лучше не искать ответ на вопрос об обязательности унифицированных форм, а находить преимущества от их применения.

ГЛАВбух ДНР